Diccionario Kanban

¿Qué es Kanban?

El Método Kanban es un medio para diseñar, gestionar y mejorar los sistemas de flujo para el trabajo de conocimiento. El método también permite a las organizaciones comenzar con su flujo de trabajo existente e impulsar cambios evolutivos. Pueden hacerlo visualizando su flujo de trabajo, limitando el trabajo en curso (WIP) y deteniendo el inicio y el final.

Qué es kanban

El Método Kanban toma su nombre del uso de kanban – mecanismos de señalización visual para controlar el trabajo en curso para productos de trabajo intangibles.

Cuando es aplicable

Kanban puede ser utilizado en cualquier entorno de trabajo de conocimiento, y es particularmente aplicable en situaciones en las que el trabajo llega de forma impredecible y/o cuando se desea desplegar el trabajo tan pronto como esté listo, en lugar de esperar a otros elementos de trabajo.

Valores de Kanban

Los equipos que aplican Kanban para mejorar los servicios que prestan adoptan los siguientes valores:

  • Transparencia – compartir información abiertamente usando un lenguaje claro y directo mejora el flujo de valor del negocio.
  • Equilibrio – los diferentes aspectos, puntos de vista y capacidades deben ser equilibrados para lograr efectividad.
  • Colaboración – Kanban fue creado para mejorar la forma en que las personas trabajan juntas.
  • Foco en el  cliente – Los sistemas Kanban tienen como objetivo optimizar el flujo de valor a los clientes que son externos al sistema pero que pueden ser internos o externos a la organización en la que existe el sistema.
  • Flujo – El trabajo es un flujo continuo o episódico de valor.
  • Liderazgo – El liderazgo (la capacidad de inspirar a otros a actuar a través del ejemplo, las palabras y la reflexión) es necesario a todos los niveles para lograr una mejora continua y generar valor.
  • Entendimiento – El autoconocimiento individual y organizacional del punto de partida es necesario para avanzar y mejorar.
  • Acuerdo – Todas las personas involucradas en un sistema se comprometen a mejorar y acuerdan avanzar conjuntamente hacia las metas, respetando y acomodando las diferencias de opinión y enfoque.
  • Respeto – Valorar, comprender y mostrar consideración por las personas.

Principios de Kanban

Principios de gestión del cambio

Kanban está estructurado para abordar la tendencia humana a resistir el cambio.

  • Comience con lo que hace ahora – Comprenda los procesos actuales tal como se practican y respete los roles, responsabilidades y cargos existentes.
  • Estar de acuerdo en buscar la mejora a través del cambio evolutivo
  • Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles

Principios de la prestación de servicios

Estos principios reconocen que las organizaciones son una colección de servicios interdependientes, y que deben centrarse en el trabajo, no en las personas que lo hacen.

Comprender y centrarse en las necesidades y expectativas de sus clientes
Gestionar el trabajo; dejar que la gente se organice a su alrededor
Evolucionar las políticas para mejorar los resultados de los clientes y del negocio

Prácticas

Visualizar

Los sistemas Kanban utilizan mecanismos como una tabla Kanban para visualizar el trabajo y el proceso por el que pasa. Para que la visualización sea la más efectiva, debe mostrar:

  • Cuando en el proceso un equipo que trabaja en un servicio acuerda realizar un elemento de trabaj específico (punto de comprometido)
  • Cuando el equipo entrega el elemento de trabajo a un cliente,
  • Las políticas determinan qué trabajo debe existir en una etapa en particular.
  • Límites del trabjo en progreso o en curso.

Limitar el trabajo en curso

cuando se establecen límites a la cantidad de trabajo que se está realizando en un sistema y se utilizan esos límites para guiar cuándo iniciar nuevos elementos, se puede suavizar el flujo de trabajo y reducir los plazos de entrega, mejorar la calidad y entregar con mayor frecuencia.

Gestionar el flujo

El flujo de trabajo en un servicio debe maximizar la entrega de valor, minimizar los tiempos de entrega y ser lo más predecible posible. Los equipos utilizan el control empírico a través de la transparencia, la inspección y la adaptación para equilibrar estos objetivos potencialmente conflictivos. Un aspecto clave de la gestión del flujo es identificar y abordar los cuellos de botella y los bloqueadores.

Hacer explícitas las políticas

Las políticas explícitas ayudan a explicar un proceso más allá de la mera enumeración de las diferentes etapas del flujo de trabajo. Las políticas deben ser escasas, simples, bien definidas, visibles, siempre aplicadas y fácilmente modificables por las personas que trabajan en el servicio. Algunos ejemplos de políticas incluyen: Límites WIP, asignación de capacidad, definición de realizado y otras reglas para work items que existen en varias etapas del proceso.

Implementar circuitos de retroalimentación

Los circuitos de retroalimentación son un elemento esencial en cualquier sistema que busque proporcionar un cambio evolutivo. Los bucles de retroalimentación utilizados en Kanban se describen en la sección Ciclo de vida.

Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente

Kanban comienza con el proceso tal y como existe actualmente y aplica mejoras continuas e incrementales en lugar de intentar alcanzar un objetivo final predefinido.

Roles en kanban

No hay roles explícitamente en Kanban. Es mejor  mantener los roles que tienes actualmente en tu equipo.

Hay dos funciones que han surgido en la práctica y que sirven a propósitos particulares. Es muy probable que estas funciones sean desempeñadas por alguien que ya tiene una función, como se menciona a continuación.

Service Request Manager

Entiende las necesidades y expectativas de los clientes y facilita la selección y el pedido de los elementos de trabajo en la reunión de reposición. Esta función la desempeña a menudo un jefe de producto, un propietario de producto o un jefe de servicio.

Service Delivery Manager

Responsable del flujo de trabajo para entregar artículos selectos a los clientes. Facilita la reunión de Kanban y la planificación de la entrega. Otras denominaciones para esta función incluyen el gestor de flujo, el gestor de entregas o el maestro de flujo.

Eventos, reuniones o cadencias en Kanban

Debido a que los work items tienden a fluir a través de un sistema Kanban en el flujo de una sola pieza y cada sistema es diferente con respecto a las etapas de su flujo, la mejor manera de describir el ciclo de vida del método Kanban es mediante los ciclos de retroalimentación implicados.

Esos bucles de retroalimentación (cadencias) son:

  • Revisión de estrategias (trimestral): seleccione los servicios que se van a prestar y el contexto en el que son apropiados.
  • Revisión de Operaciones (Mensual) : comprender el equilibrio entre los servicios y entre ellos, incluyendo el despliegue de personas y recursos para maximizar la entrega de valor.
  • Revisión de riesgos (mensual) : comprender y responder a los riesgos de prestación de servicios
  • Revisión de la prestación de servicios (quincenal): examinar y mejorar la eficacia de un servicio. Esto es similar a una retrospectiva que se centra en la mejora del sistema Kanban.
  • Reunión de reposición (semanal): identificar los temas en los que el equipo trabajará y determinar qué temas de trabajo pueden ser seleccionados a continuación. Esto es análogo a una reunión de planificación para un sprint o iteración.
  • La Daily de Kanban: un equipo que trabaja en un servicio coordina sus actividades del día. .
  • Reunión de planificación de entrega (por cadencia de entrega) : supervisar y planificar las entregas a los clientes.